Centrum Projektów Polska Cyfrowa przypominała, że rok 2019 był półmetkiem Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC), natomiast realizacja projektów będzie trwać jeszcze do grudnia 2023 r. W związku z tym instytucja ta przygotowała raport Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta w okresie 01.01.2016-30.06.2020, który ma za zadanie przybliżyć beneficjentom POPC obszary obarczone szczególnym ryzykiem niekwalifikowania.
– Okazało się, że dzięki pełnej cyfryzacji procesów kontroli w CPPC większość czynności kontrolnych możemy prowadzić zdalnie – mówi Nela Tomas, dyrektor Departamentu Systemowego w CPPC.
Z raportu wynika, że w przypadku projektów 1.1 POPC (budowa sieci szerokopasmowych), CPPC przeprowadziła w latach 2017-2020 239 kontroli. Najwięcej w 2019 r., bo aż 104. Tylko w przypadku niespełna co czwartej kontroli (23 proc.) obyło się bez zastrzeżeń (dane dla trzech osi POPC).
W przypadku projektów 1.1 POPC najczęstsze uwagi dotyczyły:
- zaleceń technicznych dotyczących spełnienia wymagań dla sieci NGA,
- złożenia wniosku do CPPC o zmianę dokumentacji projektowej,
- korekty wskaźników projektu, w celu aktualizacji wartości zakładanej do wartości możliwej do osiągnięcia w trakcie realizacji projektu (za uprzednią zgodą CPPC),
- kontynuacja inwestycji zgodnie z przyjętym harmonogramem,
- intensyfikacji prac.
CPPC wskazuje też na najczęściej popełnianie błędy w projektach POPC. Jednym z nich jest realizacja projektu niezgodnie z zatwierdzoną dokumentacją, np. opóźnienia w realizacji projektu w odniesieniu do przyjętych harmonogramów, zadań i kamieni milowych, zmiany w realizacji projektu wymagające zgody CPPC wprowadzane bez uzyskania takiej akceptacji.
Pojawiał się też problem nieprawidłowego zarządzanie projektem oraz braki w dokumentacji dotyczącej zarządzania, w tym m. in. brak powołania zespołów projektowych, brak dokumentów poświadczających nadzór nad projektem, niestosowanie zadeklarowanej w dokumentacji metodologii zarządzania.
Innym kłopotem beneficjentów bywa nieprawidłowe wypełnianie dokumentów księgowych, finansowych i kadrowych, np. błędne opisy dokumentów finansowych lub ich brak, brak wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektu, brak dokumentów kadrowych dotyczących zaangażowania pracowników w realizację projektu, błędne wypełnianie wniosków o płatność, czy błędne zestawienie dokumentów.
Okazuje się także, że niektóre z firm nieprawidłowo promują realizowane projekty lub nie robią tego w ogóle.
Niektórym problemy stwarza pomiar wskaźników w projekcie. CPPC zwraca uwagę, że bywa przeprowadzany niezgodnie z dokumentacją aplikacyjną – chodzi o brak dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie wskaźników, w przypadku projektów grantowych brak stałego monitoringu osiągania wskaźników w mikroprojektach.
Beneficjentom projektów 1.1 POPC CPPC zwraca uwagę na odstępstwa od wymagań dla sieci NGA-POPC, w tym brak nadmiarowości okablowania światłowodowego zgodnie z warunkami technicznymi określonymi w „Wymaganiach dla sieci NGA-POPC”, brak odpowiedniej pojemności pola komutacyjnego zgodnie z warunkami technicznymi określonymi w „Wymaganiach dla sieci NGA-POPC”. Zdarza się też, ze węzły dostępowe nie spełniają warunków technicznych określonych w „Wymaganiach dla sieci NGA-POPC” pod względem monitoringu dostępu.
Kardynalnym uchybieniem, które się niestety też zdarza, jest brak właściwego nadzoru nad zakupionym sprzętem – brak nr seryjnych i inwentaryzacyjnych, brak aktualnego zestawienia sprzętu zakupionego w ramach projektu, np. lokalizacja tabletów, robotów.
