Od 1 lutego bieżącego roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem za rok 2025 przekroczyła 200 mln zł. Pozostałe podmioty zostaną objęte tym systemem 1 kwietnia 2026 r. W grupie największych podatników, którzy już teraz muszą mierzyć się z nowymi przepisami, znalazła się „Wielka Czwórka” operatorów telekomunikacyjnych: Orange, Play, Plus oraz T-Mobile.
Aby zrozumieć skalę tego wyzwania, należy najpierw wyjaśnić, czym w istocie jest KSeF. To centralna platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Taki format pozwala na automatyczne odczytywanie danych przez systemy informatyczne, co znacząco zmienia dotychczasowy obieg dokumentów.
Przedsiębiorca nie przesyła już faktury bezpośrednio do kontrahenta, lecz do państwowego systemu, w którym dokument jest archiwizowany i udostępniany zarówno nabywcy, jak i organom podatkowym. Choć wdrożenie miało nastąpić już w 2024 r., Ministerstwo Finansów ‒ po audycie, który wykazał konieczność wyeliminowania licznych błędów systemowych ‒ zdecydowało o przesunięciu terminu.
Jak zauważa Sara Kuleta, doradczyni podatkowa z EY:
‒ Obowiązkowy KSeF będzie wyzwaniem dla wielu sektorów gospodarki. Nie jest to bowiem tylko rozwiązanie informatyczne, które ma zmienić sposób wystawiania faktur na elektroniczny. Zmiana będzie wymagała zaangażowania całego przedsiębiorstwa, począwszy od jego struktur informatycznych, przez działy finansowe, podatkowe, skończywszy na logistycznych oraz operacyjnych.
Ekspertka zdiagnozowała jednak kilka istotnych ryzyk, wśród których najważniejszym jest potencjalna rozbieżność w datach. W nowym systemie datą wystawienia faktury jest moment jej przesłania do KSeF, a nie data wpisana przez podatnika. Przy milionach operacji mogłoby to powodować poważne problemy z weryfikacją należności oraz windykacją. Rozwiązaniem ma być tzw. Tryb Offline, pozwalający na wystawianie dokumentów w czasie problemów z transmisją danych – w takim przypadku wiążąca pozostaje data wskazana przez wystawcę.
Kolejnym wyzwaniem jest komunikacja z klientami i uniknięcie opóźnień w płatnościach wynikających z nowego modelu dystrybucji dokumentów.
Przyglądając się działaniom rynkowym, można zauważyć, że Orange, Play oraz T-Mobile aktywnie informują o zmianach, wskazując, że faktury nie będą już przesyłane tradycyjną drogą mailową. Na ich stronach można znaleźć obszerne sekcję FAQ oraz instrukcje korzystania z systemu.
Operatorzy musieli również zadbać o czytelność dokumentów. Ponieważ plik XML jest nieczytelny dla człowieka, niezbędne stało się przygotowanie odpowiednich wizualizacji faktur. Najbardziej przejrzyście podszedł do tego Play, publikując wzorcowy layout faktury z zaznaczeniem, że jest to jedynie wizualizacja oryginału dostępnego w systemie państwowym. Orange i T-Mobile postawiły natomiast na przekierowanie klientów do swoich dedykowanych aplikacji. Choć na ten moment operatorzy wydają się przygotowani na nowe regulacje, należy pamiętać, że system jest wciąż w początkowej fazie funkcjonowania. Dopiero najbliższe miesiące pozwolą ocenić, czy proces cyfrowej transformacji w telekomunikacji przebiegł bez trwałych komplikacji.
